Número 22. Mayo-Agosto 2014

La memoria y el registro de la Real Hacienda de Indias en la Casa de la Contratación *

The memory and the record of the Royal Treasury in Indies in the Casa de la Contratación

Francisco Fernández López

Departamento de Historia Medieval y Ciencias y Técnicas Historiográficas.
Universidad de Sevilla.
ffernandez12[at]us.es

Este artículo presenta, desde una perspectiva metodológica diplomática, la descripción y análisis de los libros de contabilidad que se llevaron en la Casa de la Contratación para el control administrativo y contable de la Real Hacienda. A estos efectos, mi objetivo es establecer el origen, naturaleza, formas y evolución, así como una clasificación de estos libros. Para el registro de las operaciones contables en esta institución se utilizaron, desde el momento de su creación en 1503, los libros de cargo y data. A mediados del siglo XVI aparecieron, además, los libros de arcas y los diarios y mayores de la partida doble.


Fecha de recepción: 22/1/2014

Fecha de aceptación: 3/3/2014


Palabras clave: Diplomática | Casa de la Contratación | Libros contables | Real Hacienda de Indias | Libros administrativos


Para citar este artículo: Fernández López, Francisco (2014). La memoria y el registro de la Real Hacienda de Indias en la Casa de la Contratación *. Revista de Humanidades [en línea], n. 22, artículo 5, ISSN 2340-8995. Disponible en http://www.revistadehumanidades.com/articulos/50-la-memoria-y-el-registro-de-la-real-hacienda-de-indias-en-la-casa-de-la-contratacion [Consulta: Martes, 23 de Julio de 2019].


DOI: http://dx.doi.org/10.5944/rdh.22.2014.14292


Abstract: This paper present, from a diplomatic methodological perspective, a description and analysis the accounting books of the Casa de la Contratación to the administrative and accounting control of the Royal Treasury in Indies. To this purpose, it is possible to demonstrate the origin, nature, formals requirements and evolution, together with a classification of these books. Transactions were recorded in the charge and discharge books, since 1503, and since the mid-sixteenth century in the books about arks and in the journals and the ledgers for double-entry bookkeeping.


Keywords: Diplomatic science | Casa de la Contratación | Accounting books | Royal Treasury in Indies | Administrative books

Sumario

1. Introducción. 2. La Contaduría Mayor de la Casa y los libros contables. 3. Los Libros de Cargo y Data. 4. Los libros de entradas y salidas de Arcas. 5. Los libros de la partida doble: el Manual y el Libro de Caja. 6. Conclusiones. 7. Fuentes bibliográficas.

Artículo

1. Introducción

La fundación de la Casa de la Contratación de Indias en 1503 supuso un cambio significativo en la gestión y expedición de los negocios indianos y el comienzo de una progresiva institucionalización que no ha sido suficientemente estudiado por los especialistas (Gómez, 2008: 82).

Esta institución se creó para controlar la comunicación y el tráfico de personas y mercancías con América. Junto a estas competencias, desde un primer momento, tuvo como cometido la administración de la Real Hacienda procedente de los nuevos territorios indianos[1]. Como oficina de expedición y recepción documental para el gobierno de América la Casa hubo de dotarse de una serie de instrumentos para su control que, en el caso del registro de la Real Hacienda, se tradujo en la aparición de significativos libros contables[2].

Siguiendo las propuestas metodológicas expuestas por la profesora Margarita Gómez para el estudio de la documentación en la Edad Moderna y, más concretamente, la producida por las instituciones creadas para el gobierno de los territorios indianos (Gómez, 2002, 2006 y 2011b), mi objetivo en esta investigación es establecer una clasificación y dar a conocer el origen, naturaleza, formas, usos y variantes de los numerosos libros contables que se utilizaron en la Casa de la Contratación[3].

El origen de muchos de estos libros hay que relacionarlo con la imperiosa necesidad del monarca de controlar la administración y gestión de su hacienda. Los libros contables actuaban como eficaces espías de las rentas que se debían y se cobraban para el rey (Romero, 2013: 154). Es desde esta perspectiva desde la que la contabilidad despliega todo su poder inherente, traduciendo en números la vida cotidiana de la institución y haciendo visibles funciones, procedimientos e individuos.

Para comprender mejor estos libros hay que tener en cuenta que el objeto principal para el que fueron diseñados fue el control de los metales preciosos, oro y plata, procedentes de América. El proceso que seguían estos metales desde su llegada al puerto de Sevilla configuraba el grueso de las transacciones que se reflejaban en los asientos contables. Los maestres de naos eran los encargados de llevar la plata a la Sala del Tesoro de la Casa de la Contratación y entregarla junto con el registro, para su cotejo y comprobación, en presencia de los tres jueces oficiales: tesorero, contador y factor. Posteriormente, se procedía a su venta en almoneda pública a determinados mercaderes. Los compradores de oro y plata que pujaban por los metales preciosos eran los encargados de su beneficio y afinamiento, esto es, de ponerlos a la ley necesaria para su acuñación y entregarlos en la Casa de la Moneda para su troquelado. El dinero debía volver al tesorero de la Casa de la Contratación que no podía gastarlo en cosa alguna sin licencia real, exceptuando los salarios librados en esa hacienda o gastos corrientes de funcionamiento como el pago a correos o el transporte de la plata.

En un primer momento fueron los libros de cargo y data los que se llevaron en la Casa para el registro de la Real Hacienda. El aumento exponencial en pocos años de las remesas de metales preciosos procedentes de Indias, la complejidad cada vez mayor de las transacciones y la necesidad de controlar cualquier movimiento de estos caudales dieron lugar, a partir de la segunda mitad del siglo XVI, a la aparición de los libros de arcas y, pocos años más tarde, a la de los libros de la partida doble: el diario y el mayor.

2. La Contaduría Mayor de la Casa y los libros contables

La ordenanza cuarta de 1503 establecía que, si bien el tesorero era el responsable de las remesas de metales preciosos procedentes de Indias, era el contador- escribano el responsable de los libros de cuentas, pues era quien tenía que realizar las anotaciones de los movimientos de tesorería en los libros, así de lo que recibía como de lo que gastaba[4].

Desde este momento la Contaduría se convirtió en el órgano contable de la Casa, aunque el hecho de que desde las primeras ordenanzas el oficio de contador apareciera asimilado al de escribano hizo que la Contaduría ejerciera no sólo como oficina contable, sino que actuara como verdadera Secretaría acaparando todas las competencias documentales de la institución en materia de Gobierno (Fernández, 2012: 248). Esto provocó un crecimiento administrativo de esta oficina que, de contar con solo la figura del contador y un oficial en 1503, fue aumentando su plantilla hasta quedar configurada a finales del XVI por el contador, cinco oficiales y tres escribientes.

El oficial mayor de la Contaduría fue el encargado de la formalización y anotación de los libros de la Real Hacienda y de tomar la razón de las libranzas que se daban sobre ella[5]. Sobre él recaería, como veremos más adelante, el oficio de contador del libro de caja, de modo que todos los libros contables de la Real Hacienda pasaban por su mano.

Para el control y registro de la Real Hacienda de Indias se estableció en la Contaduría un sistema de libros de contabilidad que pueden clasificarse en libros principales – que son los que trataré aquí por cuestiones de espacio y porque son los que cumplen verdaderamente la función de control mediante la rendición de cuentas a la Corona - y libros auxiliares.

Los libros principales reciben esta denominación por constituir los documentos contables finales que elaboraba la Contaduría de la Casa de la Contratación. Para la elaboración de estos libros principales, con la ayuda de los libros auxiliares, el contador y el oficial mayor iban registrando todas las transacciones económicas que la Tesorería realizaba con distintas personas y entidades.

La finalidad con la que se realizaban estos libros principales era la de servir de base documental para la rendición de cuentas ante la Corona y dejar constancia en la Contaduría de la Casa, que actuaba como archivo general de Gobierno (Veitia, 1672: 69), de la conformidad dada por los censores sobre el origen y destino de los fondos que durante cierto tiempo había administrado la Tesorería como responsable de la Real Hacienda. Por ello, desde un primer momento fue establecido el mecanismo de censura de las cuentas. El destinatario final de estos libros principales era la Corona, en cuanto que ante ella había que rendir cuentas de la buena administración realizada. Esta tarea era efectuada por intermediarios: en un primer por momento por comisiones y por la Contaduría Mayor de Cuentas y, desde la creación del Consejo de Indias, por la Contaduría de éste o mediante el envío de consejeros en calidad de visitadores.

Entre estos libros principales encontramos los libros de cargo y data que se llevaron por la Contaduría desde 1503. Posteriormente, en 1552, se formaron los libros de arcas y en 1555 aparecieron los libros diarios y mayores de la contabilidad por partida doble.

Los libros auxiliares, por su parte, eran los instrumentos de registro diario de las distintas operaciones realizadas por la Tesorería y servían como base documental para la elaboración de los libros principales. Las anotaciones que se realizaban en estos libros se pasaban posteriormente a dichos libros principales. Varios son los libros auxiliares que se utilizaron en la Casa: los libros del recibo, venta y labor del oro y plata, que recogían pormenorizadamente todo el proceso de recepción de los metales preciosos, así como su venta en almoneda a los compradores de oro y plata, detallando todas las pujas y el remate final; los llamados libros de la toma donde se anotaban las incautaciones forzosas de plata a particulares a las que la Corona acudió en diversas ocasiones para paliar la ruinosa situación de sus arcas; los libros de armadas, donde se registraba todo lo gastado en la organización de cada una de las armadas para la defensa de la Carrera de Indias; o los libros de gastos “menudos”, que sólo conocemos por las ordenanzas - pues no se ha conservado ninguno o no se han localizado -, donde se anotaban todos los gastos menores a doscientos maravedíes para los que no se necesitaban libramientos y cuyos asientos eran trasladados a los libros principales cada quince días.

3. Los Libros de Cargo y Data

La contabilidad de cargo y data era una modalidad de anotación contable utilizada principalmente por la Administración Pública y en entidades en las cuales lo que se pretendía no era estar al corriente y seguir al día la marcha de las operaciones, sino la presentación y rendición de las cuentas de los agentes ante sus principales (Hernández, 2007: 181). En Castilla este sistema contable se desarrolló durante la Edad Media y se mantuvo hasta el siglo XX en diversos sectores de la Administración.

De este modo, la Casa de la Contratación, como un organismo más del entramado administrativo del Antiguo Régimen, contempló el método de cargo y data como la modalidad por la que llevar y rendir sus cuentas ante la Corona. Así, desde el momento del nacimiento de la Casa, el libro de cargo y data surgirá como el soporte de la contabilidad oficial de la institución. Su aparición se debió a su regulación en las primeras ordenanzas para la Casa de la Contratación y se mantuvo durante sus casi tres siglos de existencia, motivo por el cual puede ser considerado como el libro contable oficial.

Las ordenanzas fundacionales establecieron los elementos esenciales de estos libros. Eran libros encuadernados y de marca mayor en los que se asentaba primero el cargo de todo lo que el tesorero recibía y después la data de todo lo que gastaba. Finalmente, como cautela y garantía de veracidad, cada asiento tenía que ser firmado por los tres oficiales de la Casa[6].

La implantación de estos libros en la primera reglamentación de la Casa no se debía a otra cosa que a la preocupación de la monarquía por tener un estricto control de los metales preciosos, pues el planteamiento del sistema de cargo y data se ajustaba perfectamente a la necesidad de controlar la actuación de los funcionarios cuyo principal cometido era la recepción, custodia y entrega de dineros públicos (Hernández, 2007: 163).

En 25 de junio de 1503 se abrió el primer libro de cargo y data de la Real Hacienda de Indias en la Contaduría de la Casa[7]. Los primeros libros contables, que se corresponden con el tiempo que ocupó la Tesorería el doctor Sancho de Matienzo entre 1503 y 1521, contienen unas características especiales que los diferencian de los libros de cargo y data que se normalizarán en la Casa a partir de la segunda década del quinientos (Donoso, 1996a: 294). Durante estos años se utilizaron dos libros diferentes: el llamado libro manual de cargo y data y el libro mayor de cargo y descargo[8].

El que parece ser el principal, pues es en el que aparecen las firmas de los tres oficiales de la Casa, es el libro manual. Se trataba de un libro diario del tipo de los de contabilidad por partida doble[9] donde los apuntes se realizaban cronológicamente, ya se tratara de un ingreso o un pago, sin diferenciar cargos por un lado y datas por otro. El libro mayor de cargo y descargo no se dividía en los dos grandes apartados de cargos o ingresos y datas o pagos, sino en diferentes cuentas según el tipo de partida o género que entrara bajo la administración del tesorero. Dentro de cada una de estas cuentas se asentaban de forma independiente los cargos y las datas. Así, en este libro nos encontramos con cuentas de guanines, de oro bruto, de perlas, de palo de Brasil, de maravedíes, cada una de ellas con su cargo y sus datas separadas. No se cumplía, por tanto, lo establecido por las ordenanzas para estos libros.

Tras la visita realizada a la Casa en 1511 por parte del rey Fernando y alguno de sus consejeros, la Corona promulgó las terceras ordenanzas que se le dieron a este organismo, ampliando y comentando las del año anterior, en las que se conminaba aque en el libro manual se asentara por una parte el cargo y por otra la data o descargo y no todo mezclado en orden cronológico como se hacía hasta ahora[10].Lo que se estaba legislando era la conversión del libro manual en un libro propiamente de cargo y data.

En esos momentos no se asumió la orden, probablemente, porque el segundo libro manual que se había abierto en 1509 en la Contaduría de la Casa aún se hallaba incompleto. Hubo de esperarse a que se cerrara en 1515 para que se abriera el primer libro donde se unificaron el mayor y el manual, con lo que quedó como libro único de cargo y data con la estructura y formas documentales del anterior libro mayor pero con los asientos ya firmados como en el manual[11], es decir, separando el cargo y el descargo pero por cada tipo de género. No será hasta 1523 cuando nos encontremos con el primer libro de cargo y data, ya así denominado, con todas las formalidades que se perpetuarán en la Casa durante los siglos XVI y XVII[12]. A este libro se le denominará también en posteriores ordenanzas como “general” o “principal” para diferenciarlo de otros libros contables.

Las ordenanzas de 1531 nos ofrecerán la única novedad en este asunto que, a la postre, parece que no se llevó a la práctica[13]. Se trata de la aparición, junto al libro general, de dos libros duplicados: un libro que debía tener el contador sobre toda la Real Hacienda de la que hacía cargo al tesorero, donde cada partida tenía que ser firmada no sólo por el contador, sino por el propio tesorero para que vea y se sepa que el cargo que se le haze es çierto e verdadero ni en ningund tiempo pueda dezir que no lo supo. Otro libro al pie de la letra del anterior debía tener el tesorero, en el que tenía que firmar el contador, para que al tiempo que mandaremos tomar cuentas concierte él un libro con el otro y no haya confusión.

Según las ordenanzas, desde este momento se pasa de un sistema de libro común o general donde los tres jueces oficiales firman en las partidas que se le cargan o libran en el tesorero a la coexistencia de éste con dos libros duplicados, uno en poder del contador y otro en poder del tesorero. En estos dos libros se asentaría todo aquello que se le cargara al tesorero y firmarían en él ambos jueces oficiales. La razón de este nuevo sistema era la de dar aún más garantías al proceso contable evitando cualquier tipo de fraude y, como recogen las propias ordenanzas, para prevenir que el tesorero pudiera negar las partidas de las que se le hacía cargo y concertar los dos libros cuando se mandara tomar las cuentas. No sabemos si estos dos libros verdaderamente se llevaron o se hizo sólo durante unos años pues en las definitivas ordenanzas de 1552 ya no se hace referencia a ellos, tan sólo al libro general y, actualmente, entre los libros de cargo y data sólo se conservan los generales.

Por tanto, desde los años veinte de la decimoquinta centuria nos encontramos en la Casa de la Contratación con unos libros de cargo y data que cuentan con una estructura y formalidades, así como garantías y cautelas totalmente normalizadas.

Cada uno de los libros de cargo y data de la Real Hacienda de la Casa de la Contratación formaba un solo volumen, donde se dedicaba la primera parte del libro para el cargo y la segunda para la data – según el tratadista Diego del Castillo[14] esta era la forma más correcta de realizarlo - . En realidad, así se formaban no sólo los libros de cargo y data de la Casa, sino el de todas las Cajas Reales de Indias (Escalona: 1647, 15). La parte correspondiente al cargo comenzaba con la rúbrica “cargo” y a partir de aquí comenzaban a anotarse todas las partidas correspondientes a los cargos o ingresos. Igualmente ocurría a partir de la segunda mitad del libro, donde la rúbrica “data” marcaba el comienzo de las partidas que se le descargaban al tesorero[15].

La parte dedicada al cargo en los libros de la Casa hacía referencia, principalmente, a la recepción y venta de las partidas de oro y plata. También, aunque en menor medida, se realizaban cargos al tesorero de perlas, aljófar, palo de Brasil u otros géneros, sobre todo en los primeros tiempos. El cuerpo del asiento se dividía en dos grandes apartados. Primero se describía la recepción de los metales en la Casa identificando su procedencia y cantidad, así como el peso y valor que había tenido tanto en Indias como en Sevilla, anotando la diferencia entre unos y otros. El texto continuaba con la venta, donde de nuevo se identificaba la remesa, condiciones del remate de la subasta e importe final del lote subastado; y terminaba con el cargo que se le hacía al tesorero de todo el montante en concepto de Hacienda de Su Majestad.

Aunque los asientos del cargo recogían todo el proceso, desde que el metal en pasta era entregado por los maestres en la Sala del Tesoro de la Casa y la venta de dicho metal, su escrituración no se realizaba hasta que el oro o la plata no volvía a ser entregado a los jueces oficiales de la Casa una vez acuñados en la Casa de la Moneda de Sevilla. Esta operación se realizaba tanto con la ayuda de los libros auxiliares, arriba mencionados, como con la utilización de borradores[16].

Los asientos de las datas comenzaban, normalmente, por copias de Reales Cédulas que suponían la aplicación de las partidas del cargo por mandato real. El tesorero no podía gastar en cosa alguna sin licencia real, salvo excepciones reglamentadas en las ordenanzas u otras disposiciones, como era el caso de los salarios librados en esa hacienda o los gastos menores de funcionamiento de la institución. Este hecho tenía una importancia fundamental y obligaba a que todo apunte en el libro de data tuviese su correspondiente documento justificativo del pago, ya que, en caso contrario, ese apunte sería anulado en la revisión que precedía al cierre de las cuentas y el resultado o alcance calculado al tesorero, asimismo, rectificado (Donoso, 1996b: 152). El asiento proseguía con la identificación del destinatario del pago, los pormenores de la transacción y la remesa con la que se realizaba; y concluía con la declaración de haber sido recepcionados, por parte del tesorero, los justificantes del reintegro, sin los cuáles no se le efectuaría el descargo: real cédula, en su caso, libramiento de los jueces oficiales de la Casa y carta de pago.

Cuando el cargo junto con la data concluían, se sumaban todas las anotaciones del cargo, por un lado, y todas las de la data, por el otro, y se calculaba la diferencia. Esta diferencia constituía el alcance, normalmente en contra del sujeto al que se le tomaba cuenta, por ser lo recibido superior a lo empleado (Villaluenga, 2013: 77). Este alcance positivo se trasladaba como cargo al tesorero en el siguiente libro que por este concepto se abría; y de ser negativo, el tesorero debía responder del mismo.

Respecto a las garantías y cautelas que debían de guardar estos libros lo primero que hemos de tener en cuenta es que se trataba de libros encuadernados. El hecho de que las ordenanzas preceptuaran su encuadernación no es un tema baladí, pues uno de los rasgos diferenciales del método de cargo y data respecto a otros métodos utilizados era el hecho de que se aplicaba normalmente en pliegos sueltos y agujereados a efectos de agruparlos mediante una cinta para formar un volumen. Por este motivo la contabilidad por cargo y data era conocida en España como “pliego horadado o agujereado” (Hernández, 2007: 181). Indudablemente, la posibilidad de añadir y cambiar los pliegos de sitio tenía grandes ventajas, pero también la gran desventaja de que éstos podían ser alterados o sustituidos en cualquier momento reemplazando un pliego por otro nuevo falseado. La encuadernación en forma de libro de cargo y data se adoptó como un elemento de caución prestado de sistemas contables más garantistas como la partida doble. Que las ordenanzas recogieran esta obligación nos da una idea de las cautelas que intentaba tomar la Corona para impedir desfalcos y malversaciones.

Por otro lado, como medida de garantía y como obligación prescrita también por las ordenanzas de la Casa, antes de comenzar el libro todas sus hojas debían de ser numeradas y rubricadas por los tres jueces oficiales. Estas rúbricas aparecen en cada una de las hojas en su parte inferior. Se realizaba también, en este momento, una diligencia de apertura y de cierre donde constaba la naturaleza del libro y el número de hojas que contenía. Además cada partida del cargo y de la data debía de validarse con la firma y señal de los tres jueces oficiales[17].

El libro de cargo y data de la Real Hacienda se convertía mediante este procedimiento en un instrumento imprescindible para el control de los fondos manejados por el tesorero de la Casa de la Contratación.

Estas formalidades que mantuvo el libro de cargo y data durante los casi tres siglos de existencia de la Casa no deben ser interpretadas como una señal de inmovilismo, sino como el eficaz cumplimiento de la función para el que este método se desarrollaba: la rendición de cuentas. Además, estos libros contaban con otras ventajas: el método de cargo y data era fácil de usar y no requería una formación especializada, permitía señalar los ingresos, los gastos y la renta generada (Capelo, 2007: 473) y facilitaba el control de los ingresos y los pagos realizados, la persona que los percibía, si era por la cantidad correcta y cómo se empleaban (Calvo, 2005: 178). Pese a ser un método anticuado en muchos casos, el cargo y data resultaba suficiente y suministraba los datos necesarios y precisos, tanto en la vertiente informativa como para la posible toma de decisiones (Villaluenga, 2013: 81). Todas estas razones hicieron que se mantuviera en el tiempo.

Pero aunque el libro de cargo y data de la Real Hacienda no sufrió apenas cambios en su estructura y forma a partir de 1523, sí se produjeron otras alteraciones en el siglo XVII. En primer lugar, en algunas ocasiones, disposiciones reales ordenaron a los oficiales de la Casa que parte de la Real Hacienda de Indias fuera separada del grueso común para ser contabilizada de manera independiente. Este fue el caso de la hacienda de la Santa Cruzada. En otros momentos, las propias circunstancias económicas llevaron a que por orden real se abriera una nueva contabilidad adaptada a la nueva realidad monetaria: la moneda de vellón. Ya fuera por unas circunstancias o por otras, lo cierto es que ambas dieron lugar al desdoblamiento o desgajamiento del libro de cargo y data de la Real Hacienda, apareciendo, en el primer caso el libro de cargo y data de la Santa Cruzada y, en el segundo, el libro de cargo y data de la Real Hacienda de vellón.

La hacienda de la Santa Cruzada provenía de la venta de bulas que concedían indulgencias a aquellos que las adquirieran. Los ingresos obtenidos debían destinarse a la guerra contra los infieles y en los siglos XVI y XVII todavía fueron concedidos por papas a reyes españoles, generalmente por períodos de seis años.

Los testimonios existentes sobre su introducción en Indias son contradictorios (Benito, 2002: 39) y, aunque existen datos anteriores, comúnmente se cree que fue introducida en Indias por Gregorio XIII en 1573. Lo cierto es que durante el siglo XVI y principios del siglo XVII fue administrada mediante el arrendamiento a particulares, pasando a partir de estos años a cargo del tesorero de la Casa de la Contratación.

Los libros de cargo y data de la Hacienda de la Santa Cruzada separados del cargo y data de la Real Hacienda comenzaron a formarse en la Casa de la Contratación a partir de 1609. Este año, la Corona, mediante Real Cédula de 14 de noviembre[18], ordenó al presidente y jueces oficiales de la Casa que todo lo procedido de la Santa Cruzada en Indias lo recibiesen y guardasen en un arca de tres llaves distinta a la de la de la Real Hacienda estableciendo cuenta aparte y no pagando nada de esta hacienda sin que mediase libranza del comisario general y del Consejo de Cruzada.

Así, en virtud de esta Real Cédula, en el mismo libro copiador se recoge, al pie de la misma, la determinación que tomaron los jueces ofíciales de la Casa:

E vista por los dichos señores dixeron que se obedezía y obedeció la dicha Real Cédula con el acatamiento deuido y, en su cumplimiento, se asiente y tome razón della en los libros de la Contaduría desta Casa, y que el señor contador que es o fuere della forme libro nuevo de toda la hazienda que ha venido por quenta de las tres gracias y lo que adelante viniere, para que todo se ditribuya por órdenes del Consejo de Cruzada como Su Majestad ordena por la dicha Real Cédula, separando lo que hubire venido y viniere de las Yndias de penas pecuniarias, votos, composiciones, cepos y otras cualesquier condenaciones que hubieran venido y vinieren, para que esté en arca y quenta aparte como Su Majestad manda, y que de la dicha Real Cédula y deste auto se le dé testimonio al señor tesorero don Melchor Maldonado para que así lo guarde y cumpla y forme libros correspondientes con los de la Contaduría desta Casa.

Actualmente, este primer libro de cargo y data de la Hacienda de la Santa Cruzada, que debió recoger la contabilidad de estos caudales que provenían de Indias entre 1609 y 1640, se ha perdido. Sólo contamos con el segundo libro[19], que recoge las cuentas por este concepto entre 1641 y 1709.

Esta hacienda se asentaba, en primer lugar, en el libro de cargo y data general y era luego traspasada a sus respectivos libros de cargo y data de la Santa Cruzada, de modo que sus asientos tenían referencias cruzadas. Un asiento de cargo en este libro suponía un asiento de data en los libros de cargo y data generales.

La diferencia de las datas de esta hacienda con respecto a las de los libros generales es que iban precedidas no por Reales Cédulas, sino por una provisión del comisario general de la Santa Cruzada.

En otro orden de cosas, los gastos excesivos de la Corona para mantener su política militar se dejaron notar en la administración hacendística de la época. En la Casa de la Contratación se hubo de acudir a préstamos de otras haciendas como la de bienes de difuntos o a incautaciones forzosas de plata de particulares a cambio de juros.

La crisis financiera también se dejó sentir en la política monetaria. Debido a la escasez de plata dentro de nuestras fronteras, y a su utilización para hacer frente a la deuda externa, la emisión de moneda de vellón fue en ascenso. La proporción que llegó a adquirir esta moneda fue tal que, necesariamente, la contabilidad hubo de adaptarse a esta nueva realidad (Donoso, 1996b: 181).

En 1634, el presidente y oficiales de la Casa de la Contratación, reunidos en la Sala de Gobierno, acordaron formar un libro en que se hiciera cargo al tesorero en vellón por cuenta de la Real Hacienda[20]:

En Sevilla, en la Casa de la Contratación de las Yndias, a 28 de noviembre de 1634 años, los señores presidente y jueces oficiales por Su Majestad de la dicha Casa dixeron: que por quanto Su Majestad ha mandado que los gastos que se hacen de los 40.000 ducados que se reservan al año de su Real Hacienda para pasaje de religiosos, barcos de aviso, situaciones y otros gastos se hagan en vellón, trocando para este efecto la plata que fuese necesaria en la forma y como se declara en la cédula de Su Majestad, despachada por el Consejo de las Yndias en 24 de mayo deste año, y carta del dicho Consejo de 27 de julio de él. Y para que en la quenta del vellón haya la claridad que conviene y esté distinta y separada de la quenta de la plata acordaron que en el Libro de Cargo General de la Real Hacienda se le dé al señor thesorero desta Casa data de la cantidad de plata que sacare para trocar a vellón y que se forme un libro aparte donde se haga cargo al señor thesorero del vellón que recibiere, así del capital que se tome como del premio a que se trocare y que en el mismo libro se asienten las libranzas del vellón que se dieren en el dicho thesorero. Y así lo acordaron y firmaron.

Según el tenor del acuerdo la separación de ambas haciendas se realizó de manera temporal para hacer frente a determinados gastos. Pero en poco tiempo se convirtió en una importante contabilidad en la Contaduría dada la magnitud que llegó a adquirir ese género de moneda[21]. Y es que la escasez de plata, necesaria para la paga, principalmente de la corona con los acreedores extranjeros, se intentó paliar mediante el trueque obligatorio de la moneda de plata por la de vellón, entregando a cambio una cantidad mayor de esta última en concepto de premio por el trueque.

A partir de este momento, los libros de la Real Hacienda de siempre comenzaron a denominarse libros de cargo y data de la Real Hacienda de plata o libros de cargo y data general de la Real Hacienda, para distinguirlos de los nuevos libros de cargo y data de la Real Hacienda de vellón.

Este mismo año 1634 apareció el primer libro de cargo y data relativo a la moneda de vellón separado del que hacía referencia a la moneda de plata[22]. Los asientos de cargo de este libro, anotados como datas en el libro de cargo y data de plata de la Real Hacienda, reflejaban los trueques de una a otra moneda. Estos hechos también se anotaban en los libros de la partida doble y en los libros de arcas (Donoso, 1996b: 184) que analizaremos a continuación.

4. Los Libros de entradas y salidas de Arcas

Los libros de arcas fueron instrumentos contables muy comunes en las instituciones del Antiguo Régimen. La utilización de arcas de tres llaves para guardar dineros públicos era muy habitual en la administración castellana. Las arcas, cuyas llaves debían poseer personas distintas, custodiaban el dinero administrado por cada uno de estos organismos. Su control se realizaba con la ayuda de libros que recogían los diferentes ingresos y salidas, es decir, el movimiento de los caudales públicos (García, 2012: 71).

Las ordenanzas de 1531 regularon por primera vez el sistema de arcas de tres llaves, de modo que todo el oro y plata que llegaba en concepto de Real Hacienda tenía que introducirse en ellas estando presente los tres jueces oficiales, ya que cada uno de ellos era poseedor de una de las llaves (ordenanza 37). Dentro del arca también debía de haber un libro donde se anotara todo lo que entrara o saliera del arca (ordenanzas 38 y 39). Sin embargo, este libro no se llevó hasta que, en 1552, las nuevas y, a la postre, definitivas ordenanzas de la Casa de la Contratación lo regularon de nuevo[23]. El 4 de agosto de 1553 comenzaron las anotaciones contables en el primer libro de arcas de la Casa[24].

Este hecho no debe extrañarnos pues la irregularidad y las deficiencias técnicas en su llevanza[25] fueron la notas dominantes. De hecho, este primer libro se abandonó en 1557. Estas negligencias provocaron no pocos problemas a los funcionarios de la Casa que, en diversas ocasiones, fueron amonestados por los miembros del Consejo de Indias que la visitaban y obligados a poner esta documentación al día. Así ocurrió en 1567 durante la visita del licenciado Gómez Zapata. El visitador solicitó que se abrieran las arcas de la Sala del Tesoro y no hallando nada en ellas pidió los libros de arcas. Al comprobar que éstos hacía tiempo que no se llevaban ordenó comprar y formar unos nuevos, asentando en su primera página el siguiente auto[26]:

En Seuilla, a treinta de diciembre de mill [y quinientos y sesenta y siete] años, el muy illustre señor licenciado don Gómez Çapata, del Consejo Real de [las Yndias y visitador de la] Casa de la Contratación desta çiudad, dixo que por quanto Su Magestad por sus ordenanças [mandaba y mandó] que todo el oro y plata, dinero y joyas y piedras que viniere de las Yndias o se cobrare en la dicha Ca[sa se meta en]el arca de las tres llaues de la dicha Casa y las dichas llaues tengan los juezes ofiçiales della y que en la dicha arca[haya]vn libro enquadernado en que se asiente y ponga la razón de todo lo susodicho y de lo que dello se paga por cédulas y libranças de los dichos oficiales, como más largamente se declara por las dichas ordenanzas, cédulas y prouisiones a que se refiere. Y porque paresçe que los dichos juezes ofiçiales no han guardado ni cumplido lo que les está mandado por Su Magestad, de que puede [resultar inconvenientes] a la hazienda de Su Magestad, mandaua y mandó a los dichos juezes oficiales que al presente son y fueren que guarden y cumplan [en todo lo que] por las dichas ordenanzas, cédulas y prouisiones les tiene mandado. Y guardándolo y cumpliéndolo metan en el arca de las tres llaues el dinero de Su Magestad que viniere de las Yndias y el que proçediere de cualquier oro y plata y otras cosas que por la hazienda de Su Magestad viniere a la dicha Casa y lo tengan en ella debaxo de sus llaues, asentando en el dicho libro lo que se metiere en la dicha arca y lo que della se sacare para pagar las libranzas, según y como les está mandado por las dichas ordenanzas, cédulas y prouisiones, so las [penas] en ellas contenidas, demás que se proçederá contra ellos conforme a justizia...

Los oficiales comenzaron a trabajar de inmediato en la puesta al día de este libro, pero no por mucho tiempo. Su último apunte contable es de 1571.

En 1583, durante la visita del presidente del Consejo de Indias, el doctor Gómez de Santillán, se volvió a pedir el libro que debía de estar en las arcas y de nuevo los oficiales se excusaron de su inexistencia desde hacía tiempo[27].

A pesar de las sanciones económicas o la suspensión de funciones impuestas por los visitadores por éstas y otras irregularidades, los jueces oficiales de la Casa nunca se tomaron en serio la formación de estos libros. En realidad, éstos no se llevarán correcta y regularmente hasta la segunda mitad del siglo XVII. De hecho, no se conserva ningún libro de arcas desde que se cerró en 1585 el que se había abierto tras la visita de Gómez de Santillán hasta 1647, año en el que se crea el oficio de contador del libro de arcas[28]. Sólo será a partir de este momento cuando los libros de arcas se lleven con continuidad y adquieran unas formalidades homogéneas.

Parece que este nombramiento se produjo a raíz de la visita del licenciado Juan de Góngora en 1643, en la que algunos de los jueces oficiales de la Casa fueron suspendidos y multados por los desmanes y la negligencia con la que realizaban su labor. Como era de esperar una de estas indolencias fue la falta de libro de arcas.

La razón que alegaban los jueces oficiales para justificar estas anomalías fue precisamente la ausencia de un oficial que llevase este libro y la sobrecarga de trabajo de los demás[29]. Pero además, los jueces oficiales consideraban que los libros de arcas no venían sino a duplicar innecesariamente la información que ya se recogía en los libros de cargo y data[30].

Ello no era del todo cierto pues, siguiendo las ordenanzas, nos encontramos con un nuevo tipo documental diferente a los libros de cargo y data. En los libros de arcas debía de asentarse, por un lado, todos metales y perlas tal como llegaban de las Indias anotados en los registros de naos y los maestres entregaban en la Casa y, por otro, la salida de los metales en pasta para ser vendidos en almoneda. Del mismo modo, en otro apartado se anotaría lo que realmente entraba en las arcas, una vez que el oro y la plata habían sido acuñados en la Casa de la Moneda; y, por último, la salida de los metales para realizar los pagos ordenados por la Corona. De este modo, los libros de arcas, a diferencia de los libros de cargo y data, aparecen divididos en cuatro partes no en dos: entrada de plata en pasta, salida de plata en pasta, entrada de reales y salida de reales. Aunque es cierto que la estructura formal de estos libros no se normalizó hasta el último tercio del siglo XVII. Durante la segunda mitad del siglo XVI sus anotaciones se asemejaban más al cargo y data, incluso en su denominación.

Los libros de arcas sí guardaban las mismas cautelas y garantías que los de cargo y data: eran libros encuadernados, con todas sus hojas foliadas y rubricadas antes de comenzar, con diligencia de apertura y de cierre donde se declaraba el número de hojas y con todas las partidas firmadas por los tres jueces oficiales. Además, en el siglo XVII cada asiento no sólo se llegó a validar con la firma de los tres jueces, sino con el refrendo del escribano de Gobierno. De este modo, cada partida del libro de arcas actuaba a modo de acta que daba fe de los movimientos de caudales que pertenecían a la Real Hacienda (García, 2012: 71).

Con los libros de arcas se daba un paso más en el proceso de control de los metales preciosos procedentes de Indias, registrando y dando fe de cualquier movimiento que se produjera en las arcas de la Casa, no sólo la entrada y salida de plata amonedada sino también en bruto.

5. Los libros de la partida doble: el Manual y el Libro de Caja

Sin embargo, el mayor acontecimiento desde un punto de vista contable y de control de la Real Hacienda que se produjo en la Casa fue la adopción del sistema de la partida doble[31] desde una fecha tan temprana como 1555. La introducción de este método supuso el fin en el ciclo de control de la Real Hacienda pues la partida doble, en cuanto proceso omnicomprensivo y cerrado, permitía conocer en cualquier momento la situación activa y pasiva de la hacienda con respecto a todos los agentes que participaban en esas transacciones económicas.

El método de la partida doble fue obligatorio para comerciantes y banqueros desde las Pragmáticas de Cigales de 1549 y de Madrid de 1552 – ambas refundidas en Nueva Recopilación, V, 18, 10 -. Con esta normativa se trató ejercer un mayor control sobre los negociantes y evitar la salida de oro y plata al extranjero, obligando a banqueros y mercaderes a llevar sus libros de caxa y manual por debe y ha de haber (Hernández, 1985: 211).Sin embargo, no se intentó su imposición en la administración hasta 1592 y sólo durante treinta años (Hernández, 1986). En 2 de noviembre de 1592 Felipe II crea la Contaduría del Libro de Caja - encuadrada en la Contaduría Mayor de Hacienda - para llevar la cuenta y razón de toda la Hacienda Real por orden del libro de caja y manual, es decir, mediante el método de la partida doble. Muchas fueron las dificultades que se encontraron para llevar a cabo este cometido y, finalmente, esta contaduría fue suprimida en 1621.

En la Casa de la Contratación la partida doble se adoptó desde mitad del siglo XVI y se mantuvo durante un siglo y ello sin que mediara ninguna normativa que obligara a su implantación. La falta de una orden expresa[32] que decretara la introducción de dicho método contable ya fue advertida por Rafael Donoso, que propuso algunas hipótesis para justificar su implantación en la Casa: la exigencia a sus oficiales del envío anual a la Corte de todas las deudas que tuvieran y la ocupación de diversos cargos en la institución por parte de Pedro Luis Torregrosa (Donoso, 2012: 7).

Desde las ordenanzas de 1503 hasta las definitivas de 1552 se exigió a los jueces oficiales que enviasen una copia firmada de todas las deudas que hubiese en la Casa y de todas las libranzas que se hubieran librado. Para realizar este control era necesario complementar la información contable contenida en los libros de cargo y data con un tipo de información que permitiera conocer la situación activa y pasiva de la Real Hacienda en relación con otras haciendas o personas (Donoso, 1996b: 152). Máxime cuando las transacciones económicas y su reflejo contable se fueron complicado a raíz de los continuos empréstitos, incautaciones forzosas de metal a particulares y trasvases desde otras haciendas para paliar la situación de quiebra de las arcas reales.

Por otro lado, los primeros libros de la partida doble aparecen en la Casa en el quinquenio 1555-1560[33]. Es en estos años, precisamente, cuando Pedro Luis Torregrosa ocupa el cargo de oficial de bienes de difuntos[34]. Posteriormente, en 1560 es nombrado factor de la Casa[35] por suspensión del factor titular, Francisco Duarte, cargo que se cree que ejerció hasta 1562[36]. Torregrosa fue un mercader y comprador de oro y plata afincado en Sevilla y que mantenía unas excelentes relaciones con la Corona, para la que realizó diversos cometidos: fue depositario general de las minas de Guadalcanal, administrador del Almojarifazgo Mayor de Sevilla por cuenta del rey y de las alcabalas de numerosas ciudades castellanas. En 1590, cuando Bartolomé Salvador de Solórzano publica el primer tratado sobre la partida doble en España es Pedro Luis Torregrosa quien realiza el prólogo. En 1592, cuando se implanta el método de la partida doble para el control centralizado de la Real Hacienda castellana, mediante la creación de la Contaduría de Caja en el seno de la Contaduría Mayor de Hacienda, es a él a quien Felipe II le encarga esta misión. Incluso, ya en el siglo XVII, Veitia Linaje, en su célebre Norte de la Contratación de Indias… lo considera el creador del método del deve y a de aver (Veitia, 1672: 292). Afirmación incierta, pero que nos da una idea de la influencia que este personaje pudo tener en la aparición de estos libros en la Casa precisamente en los años que él estuvo trabajando en ella.

A éstas dos se puede añadir una nueva conjetura: a partir de 1556-1558, como consecuencia del primer intento de Felipe II de reformar su sistema hacendístico, el Consejo de Hacienda toma el control económico de la Casa de la Contratación (Shäfer, 2003: I, 112-113), incluso durante algunos años sustituirá al Consejo de Indias en el nombramiento de los funcionarios de este organismo. En diciembre de 1556 es despachado por el Consejo de Hacienda el título de contador de la Casa en Ortega de Melgosa[37]. Al año siguiente por suspensión, a raíz de la visita del Dr. Vázquez, del factor de Francisco Duarte y del tesorero Francisco Tello fueron nombrados, como sustitutos por el Consejo de Hacienda, Antonio de Eguino[38] y Sancho de Paz[39]. Incluso nombra a Juan Suárez de Carvajal[40] como presidente – cargo que no existía hasta ahora en la Casa - para coordinar y fiscalizar las labores de los tres jueces oficiales. Puede que la aparición en la Casa de estos funcionarios relacionados con Hacienda tuviera alguna influencia en la aparición o en el mantenimiento de los libros de la partida doble. Hecho que no sería de extrañar, pues en estos años se produce una reforma en la organización de la Contaduría de la Casa y en sus métodos de trabajo[41]. Y es que junto a sus nombramientos el rey entregó a Antonio de Eguino y a Sancho de Paz una instrucción en la que se les ordenaba que, tras tomar posesión de sus cargos en la Casa de la Contratación, estudiaran sus ordenanzas y libros de cuentas y en caso de que hallaran alguna cosa digna de ser enmendada lo propusieran a los contadores mayores[42].

Cuando en 1593 Pedro Luis Torregrosa escribió a la Casa remitiendo su título como Contador Mayor del Libro de Caja, en el que se ordenaba que desde ese momento todos los ministros que tuvieran a su cargo hacienda de Su Majestad enviaran cada año cuenta por estilo de caxa con cada género de haçienda por deue y ha de hauer, los jueces oficiales de la Casa acordaron que se compraran y formaran los nuevos libros[43]. En el mismo acuerdo nombraron para la formación de estos libros al oficial mayor de la Contaduría, Juan Bautista de Baeza. Sin embargo, esto no supuso ninguna novedad pues, como hemos visto, la partida doble ya se aplicaba desde hacía casi cuarenta años.

La partida doble en la Casa de la Contratación se fundamentó en la teneduría de dos libros: el manual y el libro de caja, castellanización de los libros conocidos como diario y mayor, respectivamente. El manual daba información de la de las operaciones diarias por orden cronológico. En el libro de caja, dispuesto por cuentas, se pasaba abreviadamente la información del manual, en el debe y el haber de las cuentas integrantes de las diferentes operaciones (Villaluenga, 2005: 182).

En los manuales de la Casa de la Contratación se asentaban, a medida que se iban produciendo en el tiempo, las transacciones que tenían lugar con la Real Hacienda, que iban más allá de la entrada y salida de caudales. Dichas transacciones reflejaban, principalmente, la venta de los metales preciosos a los mercaderes de oro y plata, su posterior traslado a la Casa de la Moneda y su vuelta a la Casa de la Contratación transformados en moneda. En ocasiones, el monarca asignaba otro fin a los metales, pero lo normal es que volviesen a la Sala del Tesoro de la Casa de la Contratación una vez acuñados, en espera de que la Corona decidiese su destino final.

Estas operaciones conformaban el núcleo de los procesos contables que se utilizaron en la partida doble, sin embargo, las circunstancias económicas, hicieron que sus representaciones se hicieran cada vez más complicadas, tanto por los diferentes orígenes de los metales que, en muchas ocasiones, procedían de otras haciendas, como por las diferentes pautas que seguía la Hacienda Real para hacer frente a sus deudas con las personas y haciendas a las que el rey solicitaba préstamos o simplemente se incautaba de sus partidas (Donoso, 1996b: 196).

Por su parte, en los libros de caja o mayores se iban asentando las anotaciones realizadas en el manual, el débito en la plana de la izquierda y el crédito en la de la derecha de sus cuentas respectivas.

Tanto uno como otro libro cumplían con los requisitos esgrimidos por Bartolomé Salvador de Solórzano en su tratado sobre la partida doble (Solórzano, 1590).

Cada página del libro manual se encontraba dividida en tres columnas:

En la columna de la izquierda se representaba, a modo de fracción, las páginas del libro de caja donde se podían encontrar las cuentas que intervenían en la operación. En el numerador se escribía la página del libro de caja donde se encontraba el débito de la partida que se estaba registrando, y en el denominador la página correspondiente en el libro de caja al crédito de dicha partida.

En la columna central o cuerpo del asiento se asentaba por extenso la razón de la transacción. Lo primero que se anotaba era la fecha en su parte superior. Todo apunte comenzaba con el nombre de la cuenta que se adeudaba, localizada en el folio del libro mayor que indicaba el numerador de la fracción situada a su izquierda; a continuación se escribía la expresión “debe por” seguida del nombre de la cuenta que se abonaba[44], situada en el folio del mayor que indicaba el denominador de la fracción. El asiento concluía con la referencia al libro auxiliar donde dicha operación era a su vez representada, ya fuera el libro del recibo, venta y labor del oro y la plata, el libro de la toma, etc.

En la columna de la derecha se representaba la cantidad de maravedíes correspondiente a la transacción realizada, utilizándose siempre la cuenta castellana. Aunque no fue una norma general, el asiento quedaba validado por las rúbricas de los jueces oficiales de la Casa.

La estructura formal de los libros de caja adoptó el sistema imperante en la época de secciones contrapuestas o a la veneciana, donde cada cuenta ocupaba dos planas o páginas enfrentadas en el libro, con el “debe” a la izquierda y el “ha de haber” a la derecha, de forma que al abrir el libro por cualquiera de sus hojas aparece siempre ante el lector una cuenta completa (Hernández, 1988:268).

Las primeras páginas de estos libros de caja incorporaban un índice o abecedario donde se recogían, por orden alfabético, todas las cuentas abiertas en él con indicación de la página donde se hallaban en dicho libro.

Cada página del libro de caja comenzaba con el año que se contabiliza situado en el centro de la parte superior de cada plana y se dividía también en tres columnas.

La primera se utilizaba para inscribir la fecha de los apuntes que correspondían a años posteriores.

La segunda constituía el cuerpo del asiento donde se iban anotando las transacciones correspondientes al libro diario con indicación del día y mes de su realización. La explicación de cada operación era un resumen de la que aparecía en el diario y, normalmente, las cantidades se escribían en cuenta castellana pero utilizando la numeración arábiga. El asiento finalizaba con la referencia al folio de este libro donde se encontraba la contrapartida.

La tercera columna, al igual que en el diario, estaba reservada para las cantidades, expresadas en esta columna siempre en cuenta castellana con números romanos.

Tanto los libros manuales como los de caja cumplían con medidas adicionales para garantizar su fiabilidad y que, en la partida doble, se habían convertido en norma consuetudinaria (Hernández, 2007: 110). Se trataba de libros encuadernados, sin tachaduras, sin hojas ni espacios en blanco, al objeto de que no pudieran producirse interpolaciones de asientos ni introducirse o sustituirse hojas. Con el mismo fin el salvamento de errores se realizaba mediante contraasientos. Sin embargo, no fue una norma habitual en la Casa que se validaran los asientos del libro manual mediante la firma del contador, el tesorero y el factor. Esto sólo ocurría cuando reflejaban incautaciones de metales a particulares. En estos casos sí firmaban los tres jueces oficiales y el dueño de la partida requisada. En el siglo XVII sí aparece con mayor frecuencia la validación mediante rúbrica de estas partidas, aunque suele aparecer solo una, probablemente del oficial mayor de la Contaduría encargado de estos libros.

Con estas cautelas y formalismos se llevaron los libros diarios y mayores en la Casa de la Contratación hasta mediados del siglo XVII[45]. A partir de aquí desaparecen, coincidiendo con el período que los historiadores de la contabilidad han dado en llamar etapa de silencio y olvido doctrinal (Donoso, 1996b: 137). Sin que se haya encontrado hasta el momento una explicación satisfactoria, a partir del segundo cuarto del siglo XVII y gran parte del siglo XVIII en España se produce un vacío absoluto en cuanto a doctrina y legislación contable. Coincidiendo con esta etapa de sorprendente mutismo se produce el abandono de la partida doble en la Casa de la Contratación.

6. Conclusiones

En la Contaduría de la Casa de la Contratación se formaron una serie de libros contables cuya finalidad era registrar y controlar la administración de los caudales que llegaban a la Casa en concepto de Real Hacienda para, a través de ellos, rendir cuentas a la Corona.

A medida que avanzaba el siglo XVI el aumento de las remesas de plata que llegaban de América, la complejidad de los negocios y la necesidad de comprobación y verificación de la buena administración de estos caudales dio lugar a la aparición de distintos libros contables que conllevaron un dominio cada vez mayor del control de la Real Hacienda de Indias.

En un primer momento, los libros que se llevaron en la Casa fueron los de cargo y data. En ellos se hacía cargo al tesorero de todo lo que ingresaba y se le descargaba de todo lo que pagaba por orden real. Estos libros subsistieron durante todo el período estudiado gracias al cumplimiento eficaz de la función para el que este método contable se desarrollaba: la rendición de cuentas.

En 1553, por prescripción de las ordenanzas del año anterior, se abrieron los primeros libros de arcas, lo cual significó un paso más en el proceso de control de los metales preciosos procedentes de Indias, dando satisfacción a la necesidad de registrar cualquier movimiento que se produjera en las arcas de la Sala del Tesoro de la Casa, no sólo de entrada y salida de plata amonedada, sino también de plata en pasta.

Algunos años después, en 1555, aparecieron los primeros libros de la partida doble, manual y libro de caja, sin que mediara ninguna orden real para su llevanza. Su adopción puede explicarse por algunas circunstancias como la obligatoriedad de conocer todas las deudas que mantenía la Casa; porque durante esos años un experto en contabilidad por partida doble, Pedro Luis Torregrosa, ocupara diversos cargos; o por el control económico e institucional de la Casa de la Contratación por parte del Consejo de Hacienda a partir de esas mismas fechas.

Sea como fuere, con la introducción de los libros contables por partida doble se cerró el ciclo de control de la Real Hacienda pues, en cuanto a método omnicomprensivo, permitía conocer en cualquier momento la situación activa y pasiva de la hacienda con respecto a todos los agentes que participaban en esas transacciones económicas, a través de las cuentas que se asentaban en el libro de caja.

Junto a la evolución de este control, permanecieron las garantías y cautelas propias para la legalización y validación de estos libros: eran libros encuadernados para evitar interpolaciones, con diligencia de apertura y cierre, sus páginas estaban rubricadas y cada asiento firmado por el contador, el tesorero y el factor de la Casa. En los libros de la partida doble sólo se contempla la firma de cada asiento en el manual, aunque no se mantuvo como una norma regular. Sin embargo, estos libros mantenían otros requisitos: no se dejaban páginas ni espacios en blanco, no se realizaban tachaduras y los errores se salvaban mediante la realización de contraasientos por el mismo valor pero de signo contrario o a través de explicaciones.

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* Este artículo ha sido realizado gracias al Proyecto de Investigación: El Sello y el Registro de Indias: Imagen Representativa del Monarca en el Gobierno de América (P09-HUM-5174).

[1] Aunque carezcamos de un estudio institucional sobre la Casa de la Contratación (Bernal, 2004:129), contamos con numerosos estudios sobre distintos aspectos relacionados con esta institución. Entre éstos, y ciñéndonos a la etapa sevillana, se pueden destacar obras como la ya clásica de Piernas Hurtado (Piernas, 1907) o estudios como los de Schäfer (Shäfer, 1945), Gil Bermejo (Gil, 1973), junto a investigaciones más recientes publicadas a raíz del quinto centenario de la fundación de la Casa (Acosta et al., 2004) o las nuevas aportaciones sobre su origen (Sagarra, 2005) y precedentes (León, 2003).

[2]La importancia de los libros de cuenta y razón, así como de libros registros y administrativos de la Casa de la Contratación ha sido destacada por la profesora Margarita Gómez en algunas de sus investigaciones (Gómez, 2011a:180-181).

[3]Estos libros fueron estudiados desde un punto de vista contable por Rafael Donoso Anes (Donoso, 1996a, 1996b y 2012). Por su parte, Miguel Ángel Ladero Quesada realizó un análisis del contenido de las cuentas de Sancho de Matienzo, primer tesorero de la Casa (Ladero, 2002 y 2008).

[4]Archivo General de Indias (en adelante AGI): Patronato, 251, ramo 1, f. 1-4vº; Indiferente General, 418, lib. 3, f. 4-8. Estas ordenanzas, junto a las de 1510 y 1531 fueron publicadas por el profesor Morales Padrón (Morales, 1979: 243-285).

[5] Ordenanza nº 58 de 1552.

[6]Dice la ordenanza nº 4: ...que en la dicha Casa esté e resida un factor … un thesorero, el qual, aya de recebir e reciba todas las cosas e mercaderías e mantenimientos e dineros e otras qualesquier cosas que ovieren e vinieren a la dicha Casa, e un contador o escribano… los quáles tengan sus libros encuadernados de marca mayor, en que escriban e asyenten todas las cosas que el dicho thesorero recibiere e las que fueren a su cargo de cobrar, asy en mercaderías como en mantenimientos e dineros que oviere o viniere a la dicha Casa … haziendo primeramente el cargo de lo que ansí recibiere e cobrare e fuere a su cargo de cobrar; e después la data de lo que ansí gastare e cómo, en qué cosas se pagó e a qué personas e porqué causas … en los quales dichos libros mandamos señalen e firmen los dichos fattor, thesorero e escribano en cada partida.

[7]A.G.I.: Contratación, 4674.

[8]Pueden consultarse estos libros en AGI: Contratación, 4674 y 4675.

[9]Libro manual y libro de caja era como se denominaban en la Castilla de la Edad Moderna a los actuales libro diario y libro mayor, respectivamente.

[10] Ordenanza nº 13 de 1511: Ytem, hordeno y mando que porque en nuestra hazienda que a la dicha casa recurriere ande el rebcado, cuenta e razón que convenga, que el cargo se ponga por sy y el descargo por sy, todo en el libro manual, y que non vaya mezclado lo vno con lo otro. EnA.G.I.: Indiferente, 418. Libro 3. fol, 1r-3v.

[11]El título que aparece en este libro es: Libro Mayor y Manual del Cargo y Descargo, cada uno por sy, del oro y maravedíes y otras cosas de que se hace cargo y descargo al doctor Sancho de Matienzo, tesorero desta Casa de la Contratación por su Alteza, por los otros ofiçiales de Su Alteza de la dicha Casa en nombre de Su Alteza, desde primero día del mes de enero de mill e quinientos e quinze años en adelante, que el dicho cargo se comiença en esta foja y el dicho descargo en este dicho libro a foja xlviij, es en la forma siguiente. En AGI: Contratación, 4674. Es curioso observar como en el propio título se dice que en este libro se lleva el cargo y descargo “cada uno por sy”, expresión calcada de las ordenanzas de 1511.

[12]AGI: Contratación, 4678.

[13] AGI: Justicia, 944.

[14]Diego del Castillo, en su Tratado de cuentas, publicado en 1522, afirma que el cargo y la data pueden realizarse de diferentes modos: asentando en un libro el cargo o recibo y en otro volumen la data o gasto o asentando el cargo y la data en un solo volumen, lo que considera más adecuado. Incluso este registro en un sólo volumen puede efectuarse dedicando la primera mitad del libro a anotar el recibo o cargo y la segunda mitad a asentar la data o pago, o bien utilizando la primera parte de cada página para la anotación del cargo y la segunda parte de la plana, debidamente diferenciada con una raya de separación, para asentar a continuación la data (Castillo, 1552:18).

[15]En los libros de cargo y data de la Casa de la Contratación se aprecia a lo largo del siglo XVI una evolución de este concepto, desde un primer momento en que comienza a utilizarse el término “descargo” hasta su sustitución paulatina por el término “data”, que será el que al fin prevalezca, aunque en ocasiones se utilizara la expresión compleja “data del descargo”, hasta que finalmente se adopte exclusivamente los términos de “cargo” como ingreso o recibo, y de “data”, como gasto o desembolso. Esta misma evolución se precia en la legislación castellana.

[16] Debido a su carácter efímero apenas han llegado a nuestros días estos libros borradores, no obstante, para la parte del cargo he podido localizar dos: el primero de 1660-1662 (AGI: Contratación, 4694) y otro de 1676-1678 (AGI: Contratación, 4700). Estos borradores tenían forma de cuadernillos donde se anotaban sucintamente los cargos y cuyos asientos, que coinciden con el de los libros de cargo y data, se tachaban una vez traspasados.

[17] En la práctica los asientos del cargo se firmaban y los de la data se rubricaban.

[18]AGI: Contratación, 509, lib.1. Libro copiador de Reales Cédulas y Órdenes, 1560-1612, f. 259r°-260v°

[19]En la portada de este libro reza: Libro segundo donde se tiene la quenta y razón de toda la hazienda, que viene de las Yndias para Su Majestad por quenta de la Santa Cruzada que está a distribuyción del Consejo della, que corre desde primero de henero de IUdcLj años. En AGI: Contratación, 4694.

[20]A.G.I. Contratación, 4990B. Libro de acuerdos de 1626 a 1646, f. 53

[21] La contabilidad del vellón se llevó en la Casa hasta 1682. En AGI: Contratación, 4694.

[22]A.G.I.: Contratación, 4691.

[23]35 Iten mandamos que en la dicha arca de las tres llaves aya un libro grande encuadernado, de marca mayor, en que a la una parte de él assienten todas las partidas del oro, plata, perlas y piedras que vinieren para Nos, poniendo especificadamente la partida como viene a la letra en el registro y la nao y día en que vino y la provincia e isla donde viene. Y en otra parte del dicho libro asienten realmente todo lo que se pusiere en la dicha arca de la dicha nuestra hazienda. Y en otra parte del dicho libro assienten todo lo que se sacare, poniendo como se saca, para nos lo enviar o pagar las nuestras libranças o salarios y cosas que Nos mandáremos gastar, firmando en cada partida, assí lo que se pone como de lo que se sacare, de todos los dichos tres oficiales.

36. Iten mandamos que el dicho libro que a de estar en la dicha arca, antes de que en él se escriva cosa alguna, todos los dichos oficiales cuenten las hojas que tiene y al principio y fin de él, vayan declaradas quantas hojas ay en él y así lo asienten y firmen de sus nombres. Y assí mismo rubriquen todas las hojas que en él huviere abaxo de cada plana, porque se quite toda la sospecha. Y mandamos que otro tal libro, y por la misma forma del que a de estar en la dicha arca, esté en poder del dicho nuestro contador.

[24]AGI: Contratación, 4678.

[25] El término llevanza no se recoge en el Diccionario de la Real Academia de la Lengua con la acepción que aquí se utiliza, sin embargo su uso está totalmente generalizado en contabilidad.

[26]AGI: Contratación, 4682B.

[27]AGI: Contratación, 4684.

[28]AGI: Contratación, 5785.

[29]AGI: Contratación, 4684.

[30]Así lo hacían constar en los propios asientos de estos libros: En quatro de agosto de jUdliij años, se metieron en esta arca un quento y seisçientas y diez e siete mill e syeteçientos y sesenta y ocho maravedíes que montaron nueve partidas de plata de Rodrigo Gallego… Y esta partida está asentada en el en el libro de cargo y descargo del dicho tesorero. Entiéndase que este cargo y el otro es todo vna misma cosa. Incluso el propio título del libro indica: Relaçión de los maravedíes que se meten en el arca de las tres llaues de la Casa de la Contratación de Seuilla de lo que se cobra de la hazienda de Su Majestad y por su mandado, desde oy primero de agosto deste año de jUdliij en adelante, conforme a las hordenanças nuevas que su alteza mandó embiar este dicho año de dliij que es en la manera siguiente. Y las partidas que abaxo yrán escriptas y las que están escriptas conforme a ellas en el libro del cargo y data que está en poder de mí, el contador, son todas vna cosa. En AGI: Contratación, 4678.

[31]El método de la partida doble, denominación que no se le da hasta el siglo XVIII, era conocido en Castilla como método del Libro de Caxa con su manual, haciendo referencia a los libros principales que utilizaba, o método del debe y ha de haber, por las expresiones que se usaban en el libro de caja.

[32] He realizado una búsqueda exhaustiva en los Libros copiadores de Reales Cédulas durante los años inmediatamente anteriores y los primeros años de la aplicación de la partida doble en la Casa sin haber obtenido ningún resultado satisfactorio (AGI: Contratación, 5090). Tampoco es posible comprobar si la orden partió de la Sala de Gobierno de la Casa de la Contratación, pues ya en el siglo XVII Veitia Linaje informaba sobre la desaparición del primer libro de acuerdos (Veitia, 1672: Al Lector) y el segundo, que sí utilizó, y que por sus fechas extremas (1540-1578) debió ser en el que se asentara el auto que obligara a la formación de los libros de la partida doble – en el caso hipotético que así hubiese sido – no se conserva en la actualidad.

[33]Efectivamente, los primeros libros de la partida doble aplicados al registro de la Real Hacienda de Indias en la Casa de la Contratación aparecen en 1555. Concretamente el primer manual recoge las transacciones entre 1555 y 1561 (AGI: Contratación, 4680) y el primer libro de caja tiene como fechas extremas 1554-1555 (AGI: Contratación, 4679).

[34]AGI: Indiferente, 2001, f. 41.

[35]AGI: Contratación, 4791.

[36] En 20 de marzo de 1561 Pedro Luis Torregrosa escribe al rey para que lo exonere de esta misión y nombre a otra persona que ejerza el cargo por no poder atenderlo (Archivo General de Simancas: Consejo y Juntas de Hacienda, 42, nº 58). No será hasta el 15 de junio de 1562 cuando la Corona nombre a un nuevo factor de la Casa de la Contratación: Hernando de Almansa (AGI: Contratación, 5784, 131vº-132rº). No obstante, he podido localizar documentos expedidos por la Casa de la Contratación firmados por Pedro Luis Torregrosa en 1574 (AGI: Contratación, 683A).

[37]AGI: Contratación, 5784, lib.1, 104vº-105rº.

[38]AGI: Contratación, 5784, lib.1, 108rº-108vº.

[39]AGI: Contratación, 5784, lib.1, 111rº-111vº.

[40]AGI: Contratación, 5784, lib.1, 113vº-114vº.

[41]En estos años no sólo aparecen los libros contables de la partida doble, también se reunifican los libros copiadores de Reales Cédulas, que desde hacía años se llevaban por provincias, y se crean los libros registros de expedición, diferenciando los que registran la correspondencia al rey a través del Consejo de Indias de los que lo hacen a través del Consejo de Hacienda, así como los que trasladan la correspondencia con particulares.

[42]AGI: Contratación, 5784, lib.1, 108vº.

[43] AGI: Contratación, 4989A

[44]A este respecto dice Salvador de Solórzano: Fulano debe por fulano es lo mismo que decir fulano debe tantos maravedís y los de ha de aver otro o alguna cuenta, y este que los ha de aver es el mismo por el que se dice la palabra por… (Salvador, 1590: 17).

[45] El último manual que se conserva abarca los años 1641-1647 (AGI: Contratación, 4694) y el último libro de caja llega también hasta las mismas fechas (AGI: Contratación, 4693)